فن دفتر داری و حسابداری وسیله ای است که اطلاعات لازم را در خصوص تاجر و موسسات تجاری تحصیل و جمع آوری می کند و به تاجر و اشخاص ذی نفع امکان می دهد، هر زمان بخواهد، از وضع دارایی، دیون و مطالبات و تعهدات، ترقی و رونق، یا عدم پیشرفت موسسه تجاری اطلاع حاصل نمایند. دفاتر تجاری علاوه بر این که وسیله نظارت در امور موسسه می باشد، بین تجار به عنوان دلیل و مدرک مورد استفاده قرار می گیرد. به علاوه دفاتر تجاری مهم ترین وسیله برای تعیین مالیات موسسات تجاری است. امروزه داشتن دفاتر تجاری در کلیه کشورها الزامی است و در کشور ما به موجب ماده 6 قانون تجارت : “هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است ، دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه (دادگستری) به موجب نظامنامه، قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد.
1. دفتر روزنامه
2. دفتر کل
3. دفتر دارایی
4. دفتر کپیه
با عنایت به صدر ماده، تنها کسبه جزء از داشتن دفاتر تجاری معافند. امروزه کسبه جزء را ” عرف تجارت ” مشخص می کند. به نظر می رسد منظور از نظامنامه ای که بتواند دفاتر دیگری را قائم مقام دفاتر چهارگانه فوق نماید، قوانین مالیاتی هستند. علاوه بر دفاتر چهارگانه پیش بینی شده در ماده 6 قانون تجارت، در عمل برای ثبت معاملات تجاری، از دو نوع دفتر دیگر نیز استفاده می شود که از نظر تشخیص درآمد مشمول مالیات مودی، کاربرد موثری دارد. از این دو دفتر، دفتر معین و دفتر انبار یا دفتر موجودی کالا تعبیر می شود.

اول:  دفتر روزنامه
به موجب ماده 7 قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است، که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری (از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را، به هر اسم و رسمی که باشد، و وجوهی که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید و به موجب ماده 3 آیین نامه نحوه تنظیم و نگاهداری دفاتر، مصوب شماره 34399 – 3/11/1352 وزارت دارایی: “دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی، یا حقیقی، کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون، مطالبات، ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند، و سایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی، برای تنظیم حساب سود و زیان، ترازنامه لازم است، بدون استثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند.”
دفتر روزنامه که در علم حسابداری از آن به “دفتر روزنامه عمومی” تعبیر می شود، هم برای تاجر مفید است و هم برای طلبکاران او، زیرا در صورت بروز اختلاف میان آن دو با مراجعه به دفتر تاجر حقیقت امر کشف می شود. همچنین در صورت ورشکستگی تاجر با مراجعه به دفتر، می توان معلوم کرد که آیا ورشکستگی در اثر اسراف و تبذیر در مخارج شخصی یا مخارج سنگین تر از درآمد تاجر، یا صرف وام های دریافتی در راه های غیرموجه، ورشکسته به تقصیر است یا خیر ؟

نمونه دفتر روزنامه
این دفتر دارای 7 ستون به شرح ذیل است :
1. ستون شماره ردیف برای ثبت شماره برگه یا مدرک (یا سند) حسابداری روزانه.
2. تاریخ وقوع و ثبت معامله به روز و ماه و سال.
3. شماره ثبت صفحه دفتر کل.
4. شرح اقلام معاملاتی انجام یافته.
5. ستونی برای کنترل ثبت صحیح اقلام.
6. ستون بدهکار برای ثبت اقلامی که عناوین حساب مربوط از نظر اصول دفترداری دوبل، بدهکار تشخیص داده می شوند.
7. ستون بستانکار برای ثبت اقلامی که عناوین حساب مربوط از نظر اصول دفترداری دوبل، بستانکار تشخیص داده می شوند.

دوم: دفتر کل
به موجب ماده 8 قانون تجارت: “دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه، استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه، ثبت کند”. و ماده 4 آیین نامه نحوه تنظیم و نگاهداری دفاتر مصوب شماره 34399 – 3/ 11/ 1352 وزارت دارایی، دفتر کل را به شرح ذیل تعریف می نماید :
” دفتر کل، دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کد گذاری حساب ها ، در صفحات مخصوص آن ثبت می شود. به ترتیبی که نتیجتاً تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن، امکان پذیر باشد “. ارقامی که در دفتر روزانه وارد می شود، تجزیه و تحت عنوان حساب های مشخصی در دفتر کل وارد می شوند تا تاجر بتواند انواع معاملات خود را مطالعه و مورد بررسی قرار دهد. به این ترتیب، دفتر کل دفتر دسته بندی انواع معاملات تاجر است که امروزه از آن به دفتر انواع حساب ها هم یاد می شود. هرقدر عملیات تاجر متنوع باشد، تعداد حساب های دفتر کل بیشتر خواهد بود. حساب هایی که در دفتر کل باز می شود یا مربوط است به اشخاص و موسساتی که با او طرف معامله هستند، یا مربوط است به حساب تشکیلات خود موسسه، مانند: صندوق، انبار، کالا و غیره. به هر حال دفتر کل باید طوری تنظیم شود، که جمع ارقام آن با جمع معاملات مندرج در دفتر روزنامه در یک هفته مساوی باشد.

نمونه دفتر کل :
دفتر کل دارای هشت ستون به شرح ذیل است :
1. ثبت تاریخ به روز
2. ثبت تاریخ به ماه و سال
3. ثبت شماره صفحه دفتر روزنامه
4. خلاصه شرح معامله (آرتیکل)
5. ستون بدهکار برای ثبت اقلامی که عناوین حساب مربوط از نظر اصول دفتر داری دوبل، بدهکار تشخیص داده می شود، بر اساس تفکیک عناوین حساب ها .
6. ستون بستانکار برای ثبت اقلامی که عناوین حساب مربوط از نظر اصول دفترداری دوبل، بستانکار تشخیص داده می شوند، بر اساس تفکیک عناوین حساب ها.
7. ستون تشخیص، به منظور نشان دادن نتیجه مجموع عملیات انجام یافته در یک صفحه و منظور از تشخیص نوعاً تعیین باقیمانده حساب در هر صفحه می باشد، بدین معنا که آیا مانده حساب بدهکار نشان می دهد؟ یا بستانکار؟
ستون ثبت باقیمانده حساب، که در این ستون نتیجه عملیات ثبت شده در صفحه مخصوص هر یک از صفحات دفتر کل، پس از ثبت آخرین اقلام معاملات انجام یافته، انعکاس می یابد.

سوم: دفتر دارایی
ماده 9 قانون تجارت دفتر دارایی را چنین تعریف می نماید:
” دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام پذیرد ” .
تجار و شرکت های تجاری برای اطلاع از وضع مالی خود و موسسه خود، در پایان هر سال مالی صورت مالی جامعی از نتیجه عملیات خود تدوین می نمایند. تا با مقایسه آن با صورت وضعیت سال گذشته از افزایش یا کاهش دارایی و در نتیجه از سود و زیان موسسه خود اطلاع حاصل نمایند. از باقیمانده هر حساب که ممکن است مثبت یا منفی باشد دارایی شرکت تعیین می گردد.
این دفتر در عمل مورد استفاده قرار نمی گیرد، به ویژه این که این دفتر در قوانین مالیاتی جزء دفاتر قانونی به شمار آورده نشده است و تجار معمولاَ به جای آن از ترازنامه استفاده می کنند. وزارت دارایی نیز ترازنامه را به جای دفتر دارایی می پذیرد.

نمونه دفتر دارایی :
 این دفتر از هفت ستون تشکیل یافته است به قرار ذیل :
1. شماره ردیف.
2. ثبت تاریخ به روز
3. ثبت تاریخ به ماه و سال .
4. شماره این ستون را نباید با ستون یک اشتباه کرد. در این ستون شماره پلاکی که روی هر یک از اموال نصف شده و یا بسته به نوع مال روی آن برچسب زده شده، ثبت می گردد.
5. شرح اموال
6. مبلغ جزء که در این ستون قیمت واحد کالا ثبت می شود.
7. مبلغ کل که در این ستون قیمت جمع کل تعدادی از هر کالا که جزء موجودی می باشد ثبت می شود.

چهارم: دفتر کپیه
به موجب ماده 10 قانون تجارت : “دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید .”
این دفتر امروزه مورد استفاده نیست و موسسات به جای آن از دفتری به نام دفتر “اندیکاتور” ( نامه نما ) استفاده می کنند، که نامه ها، تلگراف ها ، دورنگارها و به طور کلی مراسلات و مکاتبات آن ها تحت عنوان های مراسلات وارده و صادره با ذکر شماره مخصوص در آن قید می شود. بدین ترتیب یافتن نامه ها که در پوشه های طبقه بندی شده نگهداری می شود ، با مراجعه به شماره ورود یا خروج آن ها از تجارتخانه به سهولت انجام می گیرد.

نمونه دفتر اندیکاتور ( نامه نما ) :
این دفتر دارای دو صفحه است ، صفحه سمت راست برای ثبت نامه های وارده، و صفحه سمت چپ برای ثبت نامه های صادره، اختصاص داده می شود.
صفحه اول دارای هفت ستون و صفحه دوم دارای شش ستون است. ستون های صفحه اول :
1. شماره ردیف
2. ذکر شماره های گذشته برای ثبت شماره نامه هایی که در موضوع واحد در گذشته صادر یا وارد دفتر شده است.
3. تاریخ ثبت نامه های وارده به ترتیب تاریخ وصول آن ها .
4. صاحبان نامه ها اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی.
5. شرح نامه های رسیده .
6. پیوست نامه های رسیده
7. شماره و تاریخ نامه های رسیده.
ستون های صفحه دوم :
1. کلاسمان که شامل شماره جزوه دان ( کلاسور ) و شماره پرونده و موضوع پرونده است.
2. عنوان نامه های صادره خطاب به گیرندگان نامه ها اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی.
3. شرح نامه های فرستاده شده.
4. شماره های بعدی مورد مکاتبه در موضوع واحد.
5. پیوست نامه های صادره، که اگر ضمانتی دارند، تعداد اوراق ضمیمه قید شود.
6. تاریخ نامه های فرستاده شده.
غیر از دفاتری که قانون نگهداری آن ها را الزامی نموده است ، موسسات غیرتجاری نسبت به اهمیت خودشان دفاتر دیگری به عنوان دفاتر معین نگاهداری می کنند، که به کار آن ها کمک کند، مثل دفتر انبار یا دفتر ثبت موجودی کالا، دفتر سهام و غیره ….